Remboursement des frais professionnels par l’employeur : quelles sont les règles?

Le remboursement des frais professionnels par l’employeur est soumis à plusieurs règles:

1) Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur, doivent lui être remboursés sans qu’il ne puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due, à moins qu’il n’ait été contractuellement prévu qu’il en conserverait la charge moyennant le versement d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération du travail reste au moins égale au SMIC.

Source: Cass soc 25 février 1998 n°95-44096; 9 janvier 2001 n°98-44833; 10 novembre 2004 n°02-41881;23 septembre 2009 n°07-44477; 25 mars 2010 n°08-43156.

2) l’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en-deçà de leur coût réel.

Les faits: l’entreprise versait aux salariés une indemnité kilométrique de 0,29 euros par kilomètre parcouru qui était inférieure au coût réel des frais engagés.

La décision: le Conseil de prud’hommes statuant en référé, a estimé qu’en l’absence de disposition contractuelle ou conventionnelle relative à la prise en charge des frais professionnels, le remboursement des frais engagés par le salarié pour son activité professionnelle devait prendre en compte non seulement les frais d’essence mais également les frais inhérents au véhicule (usure, entretien, assurance)  évalués sur la base du barème fiscal.  Cette décision est approuvée par la Cour de cassation.

Source: Cass. Soc. 23 septembre 2009

3) le salarié est en déplacement lorsqu’il est hors de son agglomération de résidence personnelle et hors de son agglomération d’affectation à moins que le déplacement n’implique un trajet de courte durée (Cass soc 2 décembre 2003 n°01-43930; 3 novembre 2004 n°02-45387).

Le problème du remboursement des frais professionnels se pose souvent chez les agents de sécurité.

Un arrêt a été rendu le 1er mars 2000 par la cour de cassation dans ce domaine: la cour d’appel de Limoges avait condamné l’employeur à indemniser un agent de sécurité des frais de déplacement correspondant au trajet qu’il effectuait pour se rendre sur son lieu de travail. La cour de cassation a approuvé la cour d’appel: « les frais avancés par M. X… pour ses déplacements professionnels étaient inhérents à l’emploi et qu’exposés pour le compte de l’entreprise, ils devaient être indemnisés par elle » (Cass soc 1er mars 2000 n°97-44700).